KSeF – jak przygotować firmę na obowiązkowe e-fakturowanie?

KSeF to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Faktura nie będzie już dokumentem w formacie PDF czy papierowym – stanie się plikiem XML zgodnym ze strukturą logiczną Ministerstwa Finansów i zostanie przesłana bezpośrednio do systemu.
Faktura będzie uznana za wystawioną w momencie nadania jej numeru przez system KSeF.
Oznacza to m.in.:

• brak możliwości „antydatowania” dokumentów,
• pełną transparentność dla administracji skarbowej,
• automatyczne przechowywanie faktur w systemie.

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie czynnych podatników VAT, a więc zdecydowaną większość przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą. W praktyce oznacza to, że firmy wystawiające faktury VAT będą zobowiązane do korzystania z faktur ustrukturyzowanych przesyłanych bezpośrednio do systemu KSeF. Zmiana ta nie dotyczy wyłącznie działów księgowych – obejmie również osoby odpowiedzialne za sprzedaż, administrację oraz właścicieli firm, ponieważ zmieni się sposób zatwierdzania i obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Korzystanie z systemu wymagać będzie odpowiedniego nadania uprawnień oraz pełnomocnictw, a także dostosowania programów księgowych i sprzedażowych do integracji z systemem Ministerstwa Finansów.

Wprowadzenie KSeF wiąże się z istotnymi zmianami organizacyjnymi i technicznymi. Faktura będzie uznawana za wystawioną dopiero w momencie jej przyjęcia i nadania numeru przez system, co może mieć wpływ na moment powstania obowiązku podatkowego oraz terminy płatności. Przedsiębiorcy będą musieli dostosować swoje procedury wewnętrzne, ponieważ tradycyjne przesyłanie faktur w formacie PDF przestanie być podstawową formą dokumentowania sprzedaży. Konieczne będzie zapewnienie ciągłości działania systemów informatycznych oraz bieżące monitorowanie poprawności przesyłanych dokumentów. Dodatkowo należy pamiętać, że wystawienie faktury poza systemem w sytuacji, gdy obowiązek korzystania z KSeF już obowiązuje, może skutkować sankcjami finansowymi.